Exela a réduit les dépenses de l'entreprise, amélioré la productivité et réduit le niveau de risque

Défi

Une chaîne de supermarchés était fortement tributaire de processus manuels et d'un système de comptabilité fournisseurs inefficace. Les problèmes allaient des factures égarées et paiements non effectués aux paiements en doublon et autres erreurs. En outre, la société ne pouvait pas facilement identifier le véritable coût des marchandises, car les magasins de la chaîne payaient des prix différents pour le même article acheté auprès du même fournisseur. Les pratiques incohérentes et inefficaces en matière de gestion des achats étaient monnaie courante.

La direction avait déjà identifié le problème principal : La fonction comptes créditeurs de sa trésorerie était décentralisée et cloisonnée entre les différents magasins.

SOLUTION

Exela a consulté l'enseigne, étudié ses processus opérationnels et déterminé les points à améliorer. Nous avons recommandé une solution pour automatiser plusieurs étapes afin de rationaliser les opérations, accroître la productivité et réaliser des économies.

La première étape : Créer une salle de courrier numérique pour numériser, extraire et valider les données du courrier entrant. Nous avons automatisé le processus, en faisant passer toutes les factures du papier au numérique. Nous nous sommes particulièrement intéressés aux factures d'achats indirects, non « EDI » (electronic data interchange, un échange de documents commerciaux entre ordinateurs).

Nous avons également demandé aux fournisseurs de rejoindre un réseau mondial de fournisseurs. Ce changement a permis de centraliser la fonction des comptes créditeurs, de rationaliser les procédures d'approvisionnement et de paiement (P2P – procure-to-pay), de simplifier le traitement des factures en adoptant des méthodes qui nécessitent moins d'employés et de permettre à l'enseigne de profiter de liquidités dont elle n’avait jamais profité auparavant.

Ce changement a également permis d'obtenir des informations sur les achats des fournisseurs grâce aux données. La société peut suivre toutes les factures de chaque site, consulter les analyses clés, identifier les exceptions aux pratiques standard et rectifier rapidement les problèmes. Par ailleurs, la solution a aussi permis d'améliorer la prise en charge des fournisseurs et d'accroître la transparence au sein de l'entreprise.

AVANTAGES

• Réduction de 50 % du personnel chargé du traitement des factures à plein temps.

• Meilleure vision des fournisseurs

• Moins de paperasserie

• Réduction des coûts opérationnels

• Plus de transparence et de visibilité sur les comptes fournisseurs

• Plus grande réactivité et responsabilité des employés