La mise en route d’une entreprise n'est pas chose simple - avec une liste interminable de projets, vous ne voulez pas consacrer la majeure partie de votre temps à la gestion du courrier entrant. Les services de gestion du courrier sont donc une solution intéressante pour de nombreux auto entrepreneurs, travailleurs indépendants, propriétaires de PME ou nomades numériques qui souhaitent que tout leur courrier leur soit adressé depuis n'importe où dans le monde.

Qu'est-ce que le service de gestion du courrier professionnel?

La gestion électronique du courrier est un service qui vous permet d'accéder à tout votre courrier sous format numérique, où que vous soyez. Il s'agit d'un service particulièrement utile pour les PME qui changent souvent de siège social ou pour les PDG et les chefs d'entreprise qui partagent leur temps entre différents lieux ou succursales.

De nombreux services de gestion de courrier sont disponibles. Ils offrent notamment des avantages, tels que la dématérialisation du courrier et les adresses postales virtuelles, afin que vous puissiez visualiser le contenu de votre courrier en ligne avant qu'il ne vous soit livré.

Il est important de noter que seuls les meilleurs services de gestion électronique du courrier vous permettent le contrôle de tout le flux de courrier entrant, afin que vous puissiez choisir de faire réexpédier seulement certains documents, de les numériser et les renvoyer vers votre ordinateur ou téléphone portable, ou encore que vous cherchiez à y apposer une signature électronique, ou même à les archiver ou à les éliminer.

Vous êtes maintenant libre de choisir ce que vous voulez recevoir ou supprimer.

Examinons les 9 raisons pour lesquelles votre PME a besoin de numériser son courrier.

1. Dites adieu aux pertes de courrier lors de vos déménagements

Il est courant pour les startups et les entreprises du monde entier de changer de siège social au fur et à mesure de leur évolution. Lors d'une relocalisation, le courrier continue à être distribué à l'adresse d'origine. La perte d’un courrier ou d’un avis de passage important peut grièvement nuire à la productivité et aux revenus des PME.

2. Grâce à la réexpédition de votre courrier professionnel, évitez les retards

Les entreprises françaises ayant des succursales ou des activités dans d'autres pays peuvent également bénéficier de la réexpédition vers leur personnel expatrié. Ces types de services sont également conçus pour répondre aux besoins des citoyens français qui résident à l’étranger. Grâce à ce service, les expatriés dirigeant une entreprise peuvent continuer à gérer leur société depuis un autre pays.

3. Éliminer le courrier indésirable en quelques clics et depuis n’importe où

Le courrier traditionnel peut vite devenir volumineux et difficile à traiter, surtout lorsque les envois non sollicités du type abonnements et courrier personnel s'accumulent au fil du temps.

Passer en revue chaque lettre reçue et la classer par catégorie selon son importance est une tâche fastidieuse.

La plupart des agences de gestion de courrier professionnel offrent un service en ligne. Avec ce type de service, les clients reçoivent leur courrier postal par voie électronique, ce qui permet d’éliminer le courrier jugé non pertinent

4. Numérisez votre courrier et passez au “zéro papier“

Puisque de plus en plus d'entreprises entrent pleinement dans l'ère technologique, la numérisation occupe une place de première importance. Les services de gestion qui proposent la numérisation aident les entreprises à atteindre leurs objectifs plus rapidement. A l'aide d'outils en ligne, le courrier papier est converti en version numérique puis il est scanné et envoyé au destinataire par voie électronique.

Les services de numérisation et de réexpédition sont la clé pour passer à la transformation 100% digitale. Puisque vous ne recevez plus de courrier papier, vous pouvez organiser votre courrier comme bon vous semble ou le supprimer en quelques clics.

5. Gestion du courrier en toute commodité

La gestion du courrier professionnel est un moyen pratique pour faciliter la communication au sein des l'entreprises et celles-ci peuvent ainsi se concentrer sur d'autres aspects de leurs activités.

Qu'il s'agisse de consacrer plus de temps à la gestion des ressources humaines, aux procédures opérationnelles ou au développement de produits, le résultat final est une amélioration des performances et, par la même, une augmentation des bénéfices.

L'avantage de la gestion externe du courrier est sans nul doute la mise à disposition d'un emplacement physique et virtuel pour la distribution. Elle est particulièrement utile pour les travailleurs indépendants et les entreprises virtuelles, car ils n'ont généralement pas de bureaux ou d'adresse physique. Grâce à la gestion du courrier professionnel, les entrepreneurs peuvent travailler depuis leur domicile sans risque d’être gênés par la communication liée à leur activité professionnelle.

6. Amélioration de la communication avec les clients et les partenaires

Un autre avantage de la gestion est une plus grande aisance de communication avec les partenaires commerciaux, les employés et les clients. Ces services permettent une distribution plus rapide que le courrier traditionnel et offrent également des fonctionnalités telles que la signature électronique ainsi que des échanges ou des demandes facilitées.

Avec le bon fournisseur à leurs côtés, les clients qui ont opté pour la gestion électronique ont accès à une adresse numérique permanente où est livré tout leur courrier. Cette adresse peut figurer sur toutes les plateformes afin de permettre aux clients, partenaires commerciaux et prospects de rester en contact avec l'entreprise à tout moment.

7. Une approche rentable

La gestion du courrier électronique permet aux entreprises de réaliser des économies par rapport à la distribution traditionnelle du courrier. Les entreprises et les professionnels qui utilisent ces services bénéficient d'une diminution des coûts opérationnels liés à la messagerie. En effet, ils économisent non seulement sur les frais de la distribution physique du courrier mais également sur les coûts de classement et de stockage.

Les entreprises qui utilisent des services de gestion électronique de courrier n'ont pas besoin de payer pour la location d’une boîte postale ni pour les frais de stockage. Un avantage réel sur la réexpédition traditionnelle qui ne permet pas de recevoir ou consulter votre courrier à n’importe quel moment.

8. Liberté par rapport aux changements d'adresse

En outre, avec ce service de gestion électronique du courrier, les entreprises n'ont plus besoin d’envisager les nombreux problèmes liés aux changements d'adresse. En effet, les fournisseurs offrent à leurs clients un espace de stockage numérique qui est reste toujours séparé de leur adresse de domiciliation, donc plus besoin d’informer constamment la Poste de leurs changements d'adresse.

Le courrier numérique sera toujours distribué dans l'espace de stockage virtuel et reste accessible en temps réel.

9. Adresses virtuelles pour le personnel

Enfin, la communication avec les employés est également numérisée et rendue plus fluide grâce aux services de gestion du courrier professionnel. La plupart de ces services proposent des adresses pour le personnel, ce qui facilite l’envoi et la réception des communications.

En particulier dans le cadre du télétravail, la communication interne par courrier professionnel peut être perturbée. A l’inverse avec la gestion virtuelle du courrier, celle-ci est sécurisée car toutes les intervenants utilisent le même outil. Les adresses virtuelles pour le personnel sont très utiles pour les entreprises qui se lancent, celles qui fonctionnent en télétravail ou les travailleurs indépendants, car elles permettent de tenir tous les membres de l'équipe informés d’éventuels changements.
 

Connaissez-vous un propriétaire de PME ou un travailleur indépendant qui pourrait bénéficier de ce service? N’hésitez pas à partager cet article afin qu'il puisse en savoir plus sur ce service.

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