Une société d'assurance maladie devait allier sécurité de l'information et accès aux documents pendant une crise mondiale

Exela a aidé le groupe à poursuivre ses activitésnormalement pendant la pandémie.

CHALLENGE

Une société d'assurance maladie a dû rapidement faire passer son personnel au travail à distance suite à l'épidémie mondiale de COVID-19. Même si les employés ne venaient plus au bureau, l'assureur devait trouver un moyen de continuer à distribuer le courrier critique  à ses employés, soit environ 550 000 unités de courrier par mois.

La société devait également respecter des normes rigoureuses en matière de sécurité des données liées au traitement des informations de santé protégées. L´assureur avait besoin de solutions rapides à mettre en œuvre pour résoudre ces problèmes.

La société a détaillé ses exigences en matière de sécurité dans une demande d'informations écrite (RFI) comportant 131 questions.

SOLUTION

L'équipe Rapid Response d'Exela a effectivement répondu au  RFI  dans un délai de 24 heures. La réponse de l'équipe : La Digital Mailroom Exela (DMR) et le portail en ligne DMR distribuent le courrier papier aux employés à distance par voie électronique.
Tout d’abord, l'Équipe Rapid Response d’Exela a mis en place un site temporaire de traitement du courrier, tout près du siège du client, en à peine quelques jours, afin que le travail de traitement puisse commencer au plus vite. En temps normal, le client aurait dû prendre le temps d'inspecter le site pour s'assurer que le traitement du courrier était conforme et sécurisé, mais les normes strictes de sécurité physique et les protections de la sécurité des données en pratique sur les sites permanents de traitement du courrier d'Exela ont permis au client de sauter cette étape, ce qui a accéléré le processus de mise en place de la solution d'Exela.

L'infrastructure existante et les employés expérimentés d'Exela ont absorbé le grand volume de courrier dans un délai très court et avec un capital humain nettement inférieur à celui que l'assureur aurait dû déployer sur son propre site. Le traitement et la numérisation du courrier du site principal du client étaient opérationnels en seulement 10 jours.

Grâce à la répartition des volumes de traitement selon un modèle en étoile, Exela a réparti la charge de travail de manière à garantir une couverture intégrale et à rester flexible en fonction de l'évolution des conditions. (En cas de surcharge de travail, Exela pourrait mettre en service d’autres sites supplémentaires en trois à cinq jours). Cette approche a permis d'augmenter ou de réduire les capacités en fonction des besoins. En intégrant des flux de travail et des plateformes supplémentaires, la DMR a renforcé les dispositifs de protection du client en matière de continuité des activités et de reprise après sinistre.

AVANTAGES

• Gain de temps sur la mise en œuvre grâce au déploiement rapide de la DMR

• Productivité accrue grâce à l'accès au courrier professionnel essentiel des employés travaillant à distance

• Flexibilité et agilité avec une évolutivité rapide des opérations pour s'adapter à des conditions changeantes

• Réduction des coûts grâce à une diminution de 20 à 30 % du personnel de la salle du courrier

• Gain de temps sur la formation grâce à la plateforme DMR conviviale et facile à utiliser

• Protection sécurisée contre les sinistres grâce au modèle en étoile d'Exela

• Évolutivité et possibilité d'ajouter d'autres installations en faisant appel à Exela ou avec des solutions de flux de travail tierces

• Faciliter le travail à distance grâce à l'accès au courrier numérisé sur le cloud via la DMR, à tout moment et en tout lieu

• Contrôle du courrier et des données grâce à des pistes d'audit complètes, au suivi de chaîne de contrôle et à la création de rapports

• Efficacité et productivité grâce à la DMR, pour du courrier facile à consulter et à partager