Exela a aidé le cabinet à poursuivre ses activités et à sécuriser ses données pendant la pandémie

Défi

Avec le travail à distance imposé pour ralentir la propagation du COVID-19, un cabinet d'avocats basé à Los Angeles, disposant de deux autres bureaux aux États-Unis, s'efforçait de s'adapter pleinement au travail à distance. La direction a cependant constaté qu'ils devaient encore régulièrement envoyer des employés jusque dans leurs locaux afin de récupérer le courrier. Ce processus s'avérait inefficace, car le courrier était traité en retard et les employés étaient inutilement exposés à des risques sanitaires.

Un stock de courrier non traité s'était accumulé dans les bureaux de l'entreprise. Elle avait besoin d'une solution respectant des normes de sécurité strictes pour le traitement des documents juridiques, et ce, le plus vite possible. Le cabinet recherchait un partenaire capable de mettre en place un meilleur système de traitement du courrier en quelques jours, tout en assurant le suivi de la chaîne de contrôle et une sécurité absolue des informations.

Solution

La Digital Mailroom Exela (DMR) et le portail en ligne DMR sont une solution parfaite pour distribuer du courrier papier aux employés à distance via un support électronique. En réponse au COVID-19, Exela a développé une nouvelle solution numérique de gestion du courrier pouvant être mise en œuvre en à peine 10 jours.

Dans ce cas précis, l'Équipe Rapid Response d'Exela a travaillé en étroite collaboration avec le client pour lui présenter une proposition de solution dans les 48 heures. Peu après, l'équipe a rédigé un cahier des charges complet qui répondait aux exigences de l'entreprise en termes de besoins commerciaux, de périmètre  de travail  et de rapidité de déploiement.

Exela a proposé de s'occuper du courrier en retard ainsi que de 100 % des volumes de courrier à venir. L'équipe a également proposé d'organiser la récupération et le transfert du courrier physique depuis le site du cabinet juridique afin d'éviter toute perturbation de ses activités.

Exela a ouvert une boîte postale pour le client et un processus a été mis en place pour acheminer tout le courrier de la boîte postale vers l'un des centres de traitement du courrier à proximité. Il a permis à l'entreprise de ne pas avoir à récupérer physiquement son courrier entrant. Dans les dix jours suivant la signature du cahier des charges, Exela recevait, traitait et distribuait le courrier du client.

De plus, les plans de continuité des activités et de reprise après sinistre, le vaste réseau de centres de traitement, les capacités de gestion des données sur le cloud et les plateformes logicielles flexibles et adaptables en fonction de la localisation ont permis à Exela de mettre en place plusieurs niveaux de protection pour garantir qu'aucun document ou donnée ne disparaisse.

Avantages

• Gain de temps sur la mise en œuvre grâce au déploiement rapide de la DMR
• Gain de temps sur la formation grâce à la plateforme DMR conviviale et facile à utiliser
• Renforcement de la sécurité des informations grâce au suivi des documents d'Exela
• Réduction des coûts grâce à la suppression du réacheminement
• Flexibilité et agilité grâce à l'évolutivité exceptionnellement rapide de la DMR
• Capacité à s'appuyer sur la solution pour lancer le traitement en aval avec Exela ou des solutions tierces
• Travail à distance facilité grâce à l'accès au courrier numérisé sur le cloud via la DMR, à tout moment et en tout lieu.
• Tranquillité d'esprit avec les protections d'Exela en matière de planification de la continuité des activités et de reprise après sinistre.
• Efficacité et productivité grâce à la DMR, pour du courrier facile à consulter et à partager.