Une grande banque demande à ses employés de travailler à distance, la Digital Mailroom leur facilite la tâche

Défi

Au début de la pandémie de COVID-19, les dirigeants de l'une des dix plus grandes banques américaines ont envoyé chez eux plus de 55 000 employés des 755 succursales aux États-Unis, au Canada et au Royaume-Uni. Intervenue très tôt dans la crise, cette décision a permis de sauver des vies, mais elle a été prise avant que les succursales ne soient prêtes. Dans un bureau employant 40 personnes, un employé devait se rendre dans le bâtiment, récupérer tous les courriers et colis – plus de 70 par jour en moyenne – et redistribuer aux autres employés. Ce processus créait un  goulot d'étranglement entièrement dépendant de cet employé qui devait trier et réacheminer le courrier.

Solution

La banque a fait appel à Exela pour collecter et numériser le courrier – rapidement. En l'espace de huit jours, notre service Digital Mailroom a envoyé les quelques 800 documents en attente, auxquels s'ajoutait un volume de 2 400 nouveaux documents chaque mois. Notre équipe a numérisé les lettres, transmis les scans aux employés par voie électronique, stocké en toute sécurité le courrier papier près de la succursale pour le réexpédier et le réacheminer si nécessaire, et fourni un portail Web où les employés peuvent consulter le courrier à tout moment et suivre son parcours facilement, avec un minimum de formation.

Avantages

• Le temps perdu a rapidement été rattrapé et les projets retardés ont pu être lancés
• Flux de travail plus fluide et plus rapide
• Sécurité et protection des messages professionnels confidentiels
• Pratique et flexible grâce à l'accès des employés au courrier numérisé 24/7
• Maîtrise des informations grâce à des pistes d'audit complètes, au suivi de chaîne de contrôle et à la création de rapports