Krankenversicherer benötigte Informationssicherheit und Zugang zu Dokumenten während einer Katastrophe

Exela half dem Unternehmen, den Betrieb während einer Pandemie reibungslos aufrechtzuerhalten.

HERAUSFORDERUNG

Eine Krankenkasse musste angesichts des weltweiten COVID-19-Ausbruchs ihr Personal schnell auf Remote-Arbeit umstellen. Auch wenn keine Mitarbeiter mehr ins Büro kamen, musste der Versicherer einen Weg finden, geschäftskritische Papierpost weiterhin zu verteilen – rund 550.000 Briefe pro Monat.

Das Unternehmen musste auch strenge Informationssicherheitsstandards im Zusammenhang mit dem Umgang mit geschützten Gesundheitsinformationen einhalten. Und es brauchte schnell Lösungen für diese Problematik.

Das Unternehmen detaillierte seine Sicherheitsanforderungen in einem 131 Fragen umfassenden Request for Information (RFI).

LÖSUNG

Das Rapid Response Team von Exela reagierte innerhalb von 24 Stunden auf die RFI. Die Antwort des Teams: Exelas Digital Mailroom (DMR) und das webbasierte DMR-Portal, mit dem die physische Post elektronisch an Remote-Mitarbeiter verteilt wird.

Zunächst richtete das Rapid Response Team von Exela richtete innerhalb weniger Tage einen temporären Postbearbeitungsstandort in der Nähe des Kundenhauptsitzes ein, damit die Bearbeitung beginnen konnte. Normalerweise muss sich der Kunde für eine Standortinspektion Zeit nehmen, um sicherzustellen, dass die Postverarbeitung sicher und geschützt ist – aber die strengen physischen Sicherheitsstandards und Datenschutzvorkehrungen an den permanenten Postverarbeitungsstandorten von Exela ließen den Kunden diesen Schritt überspringen und beschleunigten so den Prozess der Anwednung der Exela-Lösung.

Die bestehende landesweite Infrastruktur und die Belegschaft von Exela absorbierten das riesige Postaufkommeen mit minimaler Vorlaufzeit und deutlich weniger Humankapital, als der Versicherer am eigenen Standort einsetzen würde. Die Postbearbeitung und Digitalisierung für den Hauptstandort des Kunden war in nur 10 Tagen fertig.

Mit einem Lastausgleich der Verarbeitungsvolumina durch ein Hub-and-Spoke-Betriebsmodell verteilte Exela die Arbeitslast, um eine 100-prozentige Abdeckung zu gewährleisten und flexibel zu bleiben, wenn sich die Bedingungen ändern. (Wenn die Arbeitsbelastung anstieg, konnte Exela innerhalb von drei bis fünf Tagen zusätzliche Sites online stellen.) Dieser Ansatz ermöglichte es, den Betrieb nach Bedarf nach oben oder unten zu skalieren. Da DMR zusätzliche Workflows und Plattformen anschloss, stärkte es die Geschäftskontinuität und den Disaster-Recovery-Schutzmaßnahmen des Kunden.

VORTEILE

• Zeitersparnis bei der Einrichtung durch die schnelle Bereitstellung von DMR

• Hohe Produktivität, da Remote-Mitarbeiter Zugriff auf kritische Geschäftspost erhielten
  Flexibilität und Agilität, da sich der schnell skalierbare Betrieb an sich ändernde Bedingungen anpassen kann

• Geringere Kosten durch 20-30% weniger Personal in der Poststelle

• Zeitersparnis beim Training durch die einfach zu bedienende Plattform von DMR

• Sicherer Disaster Recovery-Schutz dank des Hub-and-Spoke-Betriebsmodells von Exela

• Skalierbarkeit und die Möglichkeit, weitere Arbeitsabläufe mit Exela oder Workflow-Lösungen von Drittanbietern hinzuzufügen

• Einfacheres Remote-Arbeiten durch den Cloud-gehosteten Zugriff von DMR zu jeder Zeit und jedem Ort. 

• Kontrolle über Post und Daten durch vollständige Audit-Trails, Chain-of-Custody-Tracking und Reporting

• Effizienz und Produktivität von DMR machen Post durchsuchbar und gemeinsam nutzbar