Exela half dem Unternehmen, den reibungslosen Betrieb und die Datensicherheit während einer Pandemie aufrechtzuerhalten.

Trotz der Anordnung, zu Hause zu bleiben, um die Ausbreitung von COVID-19 zu verlangsamen, hatte Anwaltskanzlei mit Sitz in Los Angeles und zwei weiteren Büros in den USA Schwierigkeiten, sich vollständig an die Remote-Arbeit anzupassen. Die Manager Kanzlei stellten fest, dass sie immer noch regelmäßig Mitarbeiter ins Büro schicken mussten, um geschäftskritische Post abzuholen. Dieser Prozess erwies sich als ineffizient, die Post wurde verzögert bearbeitet und die Mitarbeiter wurden unnötigen (und tödlichen) Risiken ausgesetzt.

In den Büros der Kanzlei hatte sich ein Rückstau an Post aufgebaut. Das Unternehmen benötigte eine schnelle Lösung, die die strengen Sicherheitsstandards für den Umgang mit juristischen Dokumenten erfüllte – und zwar schnell. Das Unternehmen suchte nach einem Partner, der innerhalb weniger Tage ein besseres Postsystem implementieren konnte und gleichzeitig die Nachverfolgung der chain of custody und umfassende Informationssicherheit bot.

LÖSUNG

Exelas Digital Mailroom (DMR) und sein webbasiertes DMR-Portal boten die perfekte Lösung für die Verteilung physischer Post an Remote-Mitarbeiter: elektronische Versand. Als Reaktion auf COVID-19 entwickelte Exela seine neue Rapid Response Digital Mail Solution entwickelt, die in nur 10 Tagen einsatzbereit sein kann.

Das Rapid Response Team von Exela arbeitete eng mit dem Kunden zusammen und präsentierte innerhalb von 48 Stunden einen Lösungsvorschlag. Kurz darauf veröffentlichte das Team eine vollständige Leistungsbeschreibung, die dem Dokument der Geschäftsanforderungen, dem Arbeitsumfangsdokument (SOW) und den Anforderungen an eine schnelle Bereitstellung erfüllte.

Exela bot an, den Postrückstand sowie 100 % des zukünftigen Postaufkommens zu beheben. Das Team bot auch an, die Abholung und Weiterleitung der physischen Post am Standort der Anwaltskanzlei zu arrangieren, um eine Unterbrechung des Geschäftsbetriebs zu vermeiden.

Exela richtete ein Postfach für das Unternehmen ein und erstellte einen Prozess, um alle Post vom Postfach an eines der nahegelegenen Postbearbeitungszentren von Exela weiterzuleiten. Dadurch wurde sichergestellt, dass die Firma keine eingehende Post physisch abholen musste. Innerhalb von 10 Tagen nach Unterzeichnung der SOW nahm Exela die Post des Kunden entgegen, verarbeitete und verteilte sie.

Darüber hinaus boten Exelas umfassende Business-Continuity- und Disaster-Recovery-Pläne, ein großes Netzwerk von Verarbeitungseinrichtungen, Cloud-gehostete Datenverwaltungsfunktionen und flexible, standortunabhängige Softwareplattformen mehr Schutz, um sicherzustellen, dass keine Dokumente oder Daten verloren gehen.

VORTEILE

• Zeitersparnis bei der Einrichtung durch die schnelle Bereitstellung von DMR
• Zeitersparnis beim Training durch die benutzerfreundliche Plattform von DMR
• Erhöhte Informationssicherheit mit der Dokumentenverfolgung von Exela
• Kostenersparnis durch Wegfall von Remailing
• Flexibilität und Agilität dank des schnell skalierbaren Betriebs von DMR
• Möglichkeit, mit der Exela-Lösung auf Workflow-Lösungen von Drittanbietern aufzubauen
• Einfachere Remote-Arbeit durch den Cloud-gehosteten Zugriff von DMR, um Post jederzeit und von überall abrufbar zu machen 
• Sorgenfreiheit dank Exelas Business-Continuity-Planung und Disaster-Recovery-Schutz
• Effizienz und Produktivität von DMR machen Post durchsuchbar und gemeinsam nutzbar