Informationssicherheit für Papierpost

Eine Omni-Channel-Datenschutzplattform für die Anwendung von Sicherheit auf Papier

Für die meisten Unternehmen sind Informationen das wertvollste Gut, und ihr Schutz ist von entscheidender Bedeutung. Während viele Unternehmen stark in den Schutz digitaler Daten investieren, übersehen sie die Anfälligkeit ihrer Poststelle. Papierdokumente können persönlich identifizierbare Informationen, Gesundheitsinformationen und Finanzdaten enthalten und die Sicherheit und Compliance gefährden.

Digital Mailroom von Exela ist eine webbasierte End-to-End-Workflow-Lösung, mit der Unternehmen den Empfang und die Verteilung eingehender Post und anderer Dokumente optimieren können. Digital Mailroom beinhaltet modernste Technologie für intelligente Datenextraktion, Indizierung, Weiterleitung und sichere Archivierung.

Wir tun all dies zum Schutz und zur Verschlüsselung Ihrer Daten während der Übertragung, dem Transfer und im Ruhezustand. Das unabhängige Anwendungssicherheitsunternehmen Veracode hat die Widerstandsfähigkeit von Digital Mailroom gegenüber Schwachstellen zertifiziert.

Empfang & Verarbeitung

Die SSAE-18-zertifizierten Postbearbeitungszentren von Exela empfangen die Post, scannen sie und stellen sie elektronisch zu. Zusätzliche Optionen umfassen die physische Zustellung oder die Lagerung des Dokuments, bis der Endempfänger eine Zustellungsmethode bestimmt.

Datenextraktion

Wir extrahieren Daten mit einer Genauigkeit von 99,9 % aus digitalisierten Bildern mit der Nutzung von optischen und intelligenten Zeichenerkennungs-Engines sowie mehreren Ebenen von Smart-Keying. Die intelligente Datenerfassungstechnologie extrahiert Informationen aus dem Bild wie das Datum, die Empfängernummer und die Absender- oder Empfängeradresse.

Indizierung & Routing

Die proprietäre Technologie von Exela automatisiert die schnelle Identifizierung und Indexierung von Dokumenten (z.B.Forderungen, Rechnungen und Zahlungen) mithilfe von Algorithmen für maschinelles Lernen. Wir leiten weiter und liefern Post gemäß den Geschäftsregeln und den Präferenzen des Empfängers.

Verbesserte Sicherheit

Die Digital Mailroom-Plattform von Exela behebt Sicherheitslücken und Compliance-Risiken, indem sie Sicherheitskontrollen auf Papier anwendet, die es wie ein digitales Asset schützen. Digital Mailroom ist sicherer als E-Mail und bietet vollständige Audit-Trails, die Nachverfolgung der Produktkette und eine bessere Übersicht über den gesamten Dokumentenlebenszyklus.

Vorteile

• Strenger, rollenbasierter Datenzugriff

• Dynamisches Chain-of-Custody-Tracking für volle Transparenz

• Verhinderung von Datenverlust durch Dokumentenklassifizierung und Filterung auf Inhaltsebene

• Kontrollen der Datengröße – Daten werden innerhalb der Plattform integriert und verwaltet

• Multi-Faktor-Authentifizierung mit Single-Sign-On-Funktionalität

• Mehrschichtiges Sicherheitsmodell, inklusive allen branchenüblichen Anwendungssicherheitsfunktionen 

• Zentralisierte Postprüfung und -verarbeitung in hochsicheren Einrichtungen

• Sichere physische Langzeitarchivierung von Dokumenten

• Sichere Aktenvernichtungsdienste vor Ort